奉子です。皆様、お仕事をされている方は後輩や部下をお持ちの方は多いと思います。
私は、今まで正社員以外の期間がほとんどで、誰かの下にいて仕事をするということばかりで、自らの仕事を人に教えるという経験は、ほとんどありませんでした。
そんな私の職場に、今週から実習生の方がお越しになり、私が自分の持っている仕事を教えるようにと、上司から指示がありました。
上手くいけば、いわゆる実習生から、このまま同僚へというパターンになるということです。
私の責任重大やん！！
というわけで、初めての後輩教育係の私が、日々発見した出来事等を今後シリーズ化して書いていこうと思います。
では、第1回始めまーす。
伝え方って大事。ただの作業でも前提条件や工程を伝えないとわからない。
私が初めて仕事を教える相手は、実習生なので専用PCもメールアドレスもありません。
つまり、私の数ある仕事の中から、シンプルで簡単なものを選ばないといけませんでした。
最初に、「部署コード順に並んだ用紙をミシン目で紙をちぎってファイリングする」という、量は多いけどシンプルな仕事をやってもらうことにしたのです。
完成図がわかるように、前月に私がやったものを目の前に置き、しかも上からちぎったら順番になるように、並べた状態で渡しました。
しかし、あるとき呼ばれ、確認したところ、・・・自分の重大なミスに気がつくのです。
私が上からちぎって重ねていくだろうと思っていた紙を、いつの間にか裏返してしまい、上に小さいものが来ると思っていたのが、真逆になっていました。
私が言ったのは、「この紙をこの向きでちぎって、こう上に重ねてファイリングしてください」だけでした。
つまり、指示が明確ではありませんでした。
完成見本もあるから、それ見てわかるだろうと思った私が甘かったのです。
たとえ完成見本があったとしても、ひとつひとつの作業で、完成までの1，2，3とつながるイメージができていなかったわけです。
実習生はなんとなく紙をちぎっているが、仕組みがわかっていないため、不安のまま作業をし、いつの間にか順序が逆になっていることも、気がつかなかったわけです。
実際はこう言えばよかったと思います。
「この用紙はこのように部署コード順に並んでいます。大きいものが下になるように、このように上に重ねて行くと良いです。」
と前提条件および、具体的作業方法まで伝えれば、安心してできたのです。
実際、作業途中でそれに気がついて、伝え直したところ、いきなりスピードアップし、最後まで無事に正しくできたのです。
相手が本当にわかっているか観察する。わかりましたと口で言っただけではわかっていないかも
ちなみに、2日目、この反省を踏まえて、またある作業の一番最後の工程である、ファイリングの仕事を私自身の早いやり方も含めて、具体的に提案し、頼みました。
もちろん、私がやっている作業工程も全て話しました。
さらにチェックするポイントも、、ひとつひとつ、指さし確認して、伝えました。
しかし、本人がきちんと各工程のイメージが理解できているかが気になります。
人間誰でも、「わからないって言ったら怒られるかも」「何回も聞いたら怒られるかも」とどこかで思うものなので、わかっていなくても「わかった」と口から発してしまうことはよくあると思います。
最初に「何回聞いても、何を聞いても私は絶対怒らないから」と笑顔でお伝えした上、
ザッーと口で、説明するのではなくひとつの説明が終わる度に顔を見て、理解できていいるか様子を確認し、実際作業にはいってもらいました。
この相手を観察し、様子を見る力こそ、NLPであれほど練習した感察力です。
9月から半年もずっと講習で練習したことが役に立つときが来たのです。
結果、多少自分で時間のかかるやり方になったりすることあったものの、作業事態は間違えることはありませんでした。
初めての仕事における、本当は「こうすればよかった」という小さい失敗は、本人が経験を重ね、体得していくものです。
私自身が失敗した経験をお伝えすることも、「あ、そうなんだ」という参考意見にはなりますが、人間癖がそれぞれ違うため、失敗するポイントはみんな同じとは限りません。
回り道の工程はあったけど、上手く完成できた！という小さな成功体験が、明日も何か新しいことができるといいなという意欲につながる気がします。
わからないと不安でいっぱい嫌になる。仕事は1段ずつ階段を上らせよう
今回、私自身の体験として、過去、「これこうやってやっといて」という指示があり、上司が多忙で、わからないということができなかった経験があります。
そこで、自分で考えてやってみたところ、実際、途中工程や見るポイントがわからず間違えてしまい、その後も同じ失敗を繰り返したことがあります。
その結果、「この仕事苦手」という苦手意識が芽生えてしまいました。
その後、自分で見るポイントが理解できてからは間違えなくなったのです。
自分自身を振り返ってみて、一番長くいた最初の会社では、歩みは遅かったですが、仕事に対する不安は少なかったような気がします。
ある意味、社会人が初めての私が、着実にできるようになるように、本当にひとつひとつ上手く教えてくれたのだと、今更ながら実感します。
今回の実習生さんも、事務はもちろん初めて。
普段私がやっている名刺作りも、手伝ってもらおうと思いました。
ただ、ファイルを見るのが初めてなので、そこが慣れないと思いました。
「名刺のファイルは部署ごとに場所が別れていて、場所がここ。内容こう変更して印刷。」と一度に2つ以上の工程を教えてしまうと、不安になると考えました。
そこで、全て修正が終わったファイルで、かつ、ファイルの場所が同じフォルダにある部署の名刺印刷だけをやってもらったのです。
つまり、「ファイルを開いて、印刷要求さえ出せれば終わる」という1工程のみ。
ファイルを見慣れ、印刷の紙の裏表の方向を覚えてもらう ということです。
最初、できるかなあと不安そうだった実習生も、最初に私が見本を見せて、見るポイントもきっちり伝えたら、数名分の名刺印刷がちゃんとできました。
次は、他部署のファイルの場所の検索の仕方を覚えてもらおうかなと思います。
歩みはゆっくりでいい。目的は仕事が嫌いにならず、自信をつけてもらうことです。
私も初めての教育係です。一緒に勉強して成長できたらなって本当に思います。
ではまた